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从无到有:任务状态与工作流的设计思路

2018-12-11 04:21:39    665次浏览

一、概述

无论你的公司是采用邮件还是项目管理工具进行项目协作,处理工作都会包含着一些基本的流程——从想法的提出到终交付物的产出,或是计划的搁置。我们把这些任务所处生命周期的节点称为【任务状态】,而任务在状态之间的流转称为【工作流】。

那么,关于任务状态和工作流的设计过程中,我们还有哪些思考和选择?请看下文。

二、为什么引入【任务状态类型】?

Worktile7.0引入了【任务状态】的概念,并且支持自定义,也就是说客户可以根据自己的实际工作场景配置任务状态。

但是,这回带来一个问题:如果对每一个任务状态都加以区分,那么在报表、统计等环节(例如统计任务的延期率),将极大的增加配置的复杂度。

实际工作中,我们会意识到:进行中的状态,可以有“设计中”“开发中”等自定义任务状态,但是其本质都是已开始但未完成的状态。所以,虽然客户自定义的任务状态千变万化,但他们必属于三种基本【任务状态类型】,即:未开始/进行中/已完成。

如图1所示:开发和销售任务的状态有很多,但是都属于三种任务状态类型。

图1:以开发和销售的任务状态为例

【任务状态】体现在展示层面,而【任务状态类型】则体现在数据层面。例如,在【配置报表】的过程中,如果我们对状态进行统计和筛选的话,筛选值的设定将限于三种基本任务状态类型。

三、为什么默认任务状态是必选?

任务状态和任务流代表的是工作的流程,所以任务状态不能为空,我们必须设置默认任务状态——也就是定义一个新建任务,它的初始状态是什么。

在任务状态设置的过程中,我们必须选定一个状态为默认状态。

例如推送类型的任务,其初始状态为【未开始】。

图2:【状态设置】界面

四、任务状态管理是统一还是分散?

在篇设计思考中,我们曾提到中庸化的思维。所以,我们并没有选择给每个任务类型设置自己的任务状态库。但是,任务状态有两个特点:

任务状态与任务类型相关,它本身就是一种分组形式;

任务状态的数量不会特别多。

综上,我们终选了统一管理的形式,通过【状态管理】统一增删改,配置任务类型的时候调用即可。

图3: 从【状态管理】中进行选择任务状态进行配置

五、工作流如何构成

介绍完任务的状态,我们可以开始介绍任务状态之间的流转——即工作流了。

在此之前,我们以Worktile运营同学推送文章为例帮助读者有一个基本认知。一个推送类型的任务,创建之后的默认状态为“未开始”,通过一系列流程和动作,终流转到“已发布”的状态。未开始不能直接到“已发布”,这与现实工作的流程不符,而设计中的状态则可以。

推送任务的工作流如图4所示:

图4:运营推送任务的工作流

一个完整的工作流由以下基本元素构成:

转化名称:帮助成员理解该转换的含义

起始状态:工作流的初始状态

目标状态:工作流的终状态

流程条件:对此流程进行操作的权限条件

动作设置:工作流转后发生的动作

要设置一个工作流,我们需要明确这些元素(流程条件和动作设置不是必须)。

要合理配置工作流,我们需要注意以下两点:

工作流是单向的;工作流的起始状态和目标状态决定了这个工作流,所以当二者互换位置之后,就成了一个新的工作流。所以说工作流是单向的,如果我们需要一个反向工作流,则需要重新添加。

工作流与任务类型的对应关系;同一个任务类型对应多个工作流,而一个工作流只对应的任务类型。

结语

不同项目中的不同类型事情,会有不同的执行流程。如果缺乏有效的项目管理工具,哪怕项目干系人都清楚项目流程,但是在项目的执行、回顾和优化过程中,仍会面临诸多困难。

同时,缺少一种承载物,任务执行中或多或少地都会带有“人情”因素,导致执行不力。

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